En bedrift flytter kontor til en annen lokasjon i gjennomsnitt hvert 7. år. De fleste som har fått ansvaret med å lede oppgaven håndterer planleggingen for første gang. I denne artikkelen ønsker vi å hjelpe din bedrift med å planlegge og organisere bedriftflyttingen.
Valg av flytteleder er en av de viktigste faktorene for en vellykket flytteprosess. Tydelig og enkel kommunikasjon er avgjørende både før og under prosessen. En flytteleder bør ha ansvaret for å sette opp budsjett, utarbeide en tidsplan, lage oppgaveliste dersom ansatte skal involveres og fungere som kontaktperson mellom bedriften og flyttebyrået.
Kjennetegnene på en god flytteleder er en som kan ta avgjørelser, flink til å motivere, har god kommunikasjonsevne, kjenner bedriften og ivaretar dens behov og holder seg til budsjettet som er satt.
Flytting av bedriften kan være den viktigste beslutningen du gjør på flere år, og det kan definitivt være en av de dyreste avgjørelsene. Med det rette laget og nøye planlegging, kan en flytting drive bedriften til det neste nivå, samtidig som du sparer en formue i det lange løp.
Lag en tidsplan for kontorflytting
En tidsplan bør inneholde alle datoer som er relevante for flyttingen. Hvilken dag ønsker dere å flytte? Passer det best å flytte en ukedag, kveldstid eller helg? De fleste bedrifter ønsker å minimere nedetiden slik at de ansatte raskt kan være på plass i nye lokaler. Flytting på kveldstid og helger er derfor populære tidspunkt.
- Når må dere overlevere gamle lokaler og i hvilken stand skal de leveres tilbake?
- Er de nye lokalene helt klare for innflytting? Potensielle hinder, som pågående bygningsarbeider kan forårsake utfordringer og forsinkelser i flytteprosessen
Hvilket budsjett kan bedriften bruke
Innhent alltid en fastpris. Det gir bedriften forutsigbarhet på de potensielle kostnadene. Hva er inkludert i prisen og hva må dere sørge for selv? Spør om pris på eventuelle tilleggskostnader som kan komme i tillegg. Få alle tilbud skriftlig.
Ved større oppdrag kan det være lurt å be om skatteattest fra flyttebyrået for å se at de er ajour med offentlige skatter og avgifter.
Informer ansatte og kunder
Informer ansatte og kunder/samarbeidspartnere i god tid når bedriften skal flytte. Sørg for at deres kunder vet når og hvor bedriften skal flytte.
- Si opp eksisterende avtaler, strøm, bredbånd, forsikring og alarm
- Oppdater informasjonsskriv og nettsider med korrekt adresse
Tips før flyttebyrået kommer
- Resirkuler på riktig måte: Prøv å kvitte dere med ting som er til overs og dere ikke lenger bruker. Pass på avfall håndteres på riktig måte.
- På flyttedagen må du minne alle deltakere på hvilke oppgaver de har og tidsplanen.
- Hvor skal flyttebilen parkere? Må dere holde av plass eller søke om parkeringstillatelse.
- Kopimaskiner og andre maskiner som er leaset flyttes normalt ikke av flyttebyrået. Ta kontakt med deres leasingpartner om hvordan dere løser dette.
- Husk å merke alle møbler og ting som skal flyttes.
- Datamaskiner og lignende enheter som skrivere og skannere bør være godt emballert og frakoblet. Alle ledninger og lignende eiendeler bør demonteres under flytting og transport.
Følg Majoren Flyttebyrå Oslo AS i sosiale medier.
